Jika kamu ingin bisnismu terus berkembang, tentu kamu harus mengukur performa bisnismu dari waktu ke waktu. Cara mengukurnya gampang kok, kamu tinggal menggunakan KPI (Key Performance Indicators).
Barangkali kamu pernah mendengar istilah ini sebelumnya. Karena KPI memang kerap digunakan di lingkungan kerja.
Tapi, kalo kamu masih asing dengan KPI, tak usah khawatir, karena kita akan membahasnya secara lengkap di sini. Mulai dari fungsi, jenis, hingga cara membuat key performance indicators yang efektif untuk perkembangan bisnismu! Penasaran? Yuk disimak..
Apa itu Key Performance Indicators?
KPI adalah parameter yang digunakan untuk mengukur performa atau progress dari suatu tujuan bisnis. Jadi, jika kamu ingin tahu apakah bisnismu sudah berhasil meraih tujuannya atau belum, kamu bisa mulai dengan mengukur KPI.
Sekilas, KPI terdengar seperti alat yang hanya digunakan oleh para manajer. Tapi, sebetulnya KPI bisa dirinci hingga ke level tim, bahkan individu lho.
Contohnya, misalkan KPI yang digunakan di level manajer adalah total keuntungan yang didapat per kuarter. Sedangkan KPI yang diukur pada level tim adalah jumlah penjualan per wilayah dalam satu bulan.
Tapi, apakah artinya semua indikator dapat dihitung sebagai KPI? Belum tentu. Karena, sesuai dengan namanya, key performance indicators hanya digunakan untuk mengukur progres yang berpengaruh langsung terhadap perkembangan bisnis.
Misal, kamu ingin meningkatkan penjualan melalui website. Tentu kamu tidak bisa menjadikan “jumlah pengunjung” sebagai KPI. Karena, belum tentu jumlah pengunjung yang banyak bisa meningkatkan jumlah penjualan.
Lalu, apa indikator yang lebih cocok digunakan sebagai KPI? Kamu bisa saja mengukur “Jumlah pengunjung yang mengklik tombol pembelian”. Walau yang mengklik belum tentu membeli, tapi setidaknya indikator ini dapat menunjukkan potensi peningkatan penjualan.
Nah, setelah kamu memahami apa itu key performance indicators, sekarang mari kita membahas tentang berbagai fungsi dari KPI.
Apa sih Fungsi Key Performance Indicators?
Mungkin masih ada di antara kamu yang bertanya-tanya. Kenapa sih kita harus mengukur KPI? Emang apa sih fungsi key performance indicators untuk bisnis?
Jangan salah, fungsi KPI ada banyak. Berikut adalah sebagian di antaranya:
- Mengawasi progress tujuan bisnis – Kamu bisa mengawasi perkembangan indikator dari waktu ke waktu untuk mencari tahu apakah target bisnismu sudah berhasil diraih atau belum.
- Membantu karyawan memahami tujuan bisnis – Dengan memberikan target KPI pada karyawan, mereka akan paham bahwa mereka punya peran penting dalam membantu bisnis meraih tujuannya.
- Memastikan efektivitas strategi – Situasi bisnis ke depannya sangat sulit diprediksi. Strategi yang kamu terapkan saat ini bisa saja berhasil, atau malah sebaliknya. Nah, untuk mengetahui efektivitas strategi, kamu bisa mengukurnya juga dengan KPI.
- Membangun kultur kerja yang produktif – Tanpa KPI, pekerja hanya akan bekerja tanpa tahu tujuan utama yang ingin dicapai oleh bisnisnya. Itulah mengapa KPI dapat membantu menciptakan kultur kerja yang lebih produktif.
Intinya, key performance indicators berfungsi untuk mengukur performa bisnis, membantu manajer membuat keputusan bisnis yang lebih baik, serta menciptakan kultur kerja yang lebih produktif secara jangka panjang.
Baca juga: 7 Tips Manajemen Waktu Biar Lebih Produktif
7 Jenis KPI yang Harus Kamu Ketahui
Di bagian selanjutnya, kita akan membahas tentang cara membuat KPI. Tapi, sebelum itu, kamu harus tahu dulu beberapa jenis KPI yang bisa kamu buat.
Karena, salah satu kunci untuk memasang KPI yang tepat adalah dengan menggunakan jenis KPI yang sesuai dengan tujuan bisnismu. Berikut adalah jenis-jenis KPI yang kerap digunakan:
1. Quantitative
Jenis key performance indicators yang pertama adalah quantitative. Bisa dibilang, ini adalah salah satu jenis KPI yang paling sederhana. Karena, indikatornya bisa diukur menggunakan angka.
Dengan kata lain, KPI yang menggunakan patokan angka merupakan KPI quantitative. Contohnya seperti “total jumlah penjualan per kuarter” atau “jumlah pengunjung yang mengklik tombol pembelian”.
2. Qualitative
Jika KPI quantitative mengukur performa dengan menggunakan angka, KPI qualitative justru sebaliknya. Jadi, jenis key performance indicators yang satu ini lebih menitikberatkan pada metrik-metrik yang bersifat deskriptif.
Tapi.. Emang ada ya indikator yang tidak menggunakan angka? Tentu ada dong. Contohnya seperti indikator “brand sentiment” yang mengukur reputasi brand atau “customer satisfaction” yang mengukur tingkat kepuasan konsumen.
3. Leading
Jenis KPI yang satu ini kerap digunakan untuk memprediksi output masa depan, entah itu penjualan, tren, atau bahkan ancaman kerugian. Dengan begitu, bisnismu bisa melakukan langkah antisipasi terlebih dulu.
Salah satu contoh leading KPI adalah “brand trust” alias tingkat kepercayaan konsumen terhadap brandmu. Karena, tinggi atau rendahnya indikator brand trust dapat memprediksi tingkat penjualan produkmu ke depannya.
4. Lagging
Lagging KPI adalah kebalikan dari leading KPI. Karena, indikator ini digunakan untuk memberitahu output yang berasal dari masa lalu.
Contohnya, total keuntungan yang diraih bisnis di tahun lalu termasuk ke dalam lagging KPI. Karena, indikator ini hanya menjelaskan info yang sudah lewat, dan kita tidak bisa memprediksi total keuntungan di masa depan berdasarkan indikator ini.
Berbeda dengan indikator “kepuasan pelanggan” yang dapat digunakan untuk memprediksi tingkat penjualan di masa depan. Karena, semakin tinggi kepuasan pelanggan, semakin besar pula potensi keuntungan yang bisa didapat di masa depan.
5. Strategic
Key performance indicators juga bisa dibedakan berdasarkan level penggunaannya. Contohnya, strategic KPI adalah jenis KPI yang umumnya diukur pada tingkat eksekutif atau manajer.
Itulah mengapa indikator strategic biasanya cenderung lebih umum dan tidak spesifik seperti “tingkat penjualan” dan “pangsa pasar”, yang mana jangkauannya mencakup seluruh fungsi perusahaan.
6. Operational
Jika indikator strategic bersifat jangka panjang, justru indikator operational sebaliknya. Karena jenis KPI ini fokus mengukur hal-hal yang bersifat jangka pendek dan lebih spesifik.
Contohnya, jika indikator strategic mengukur “total penjualan per kuarter”, indikator operational mengukur “jumlah penjualan pada wilayah x”. Sehingga, output yang dihasilkan mendukung indikator strategic.
7. Functional
Functional KPI adalah jenis KPI yang paling spesifik. Karena indikatornya hanya terhubung pada satu departemen saja, seperti HR, finance, atau marketing.
Salah satu contoh functional KPI adalah “rata-rata waktu untuk merespon konsumen”. Karena KPI ini hanya bisa diasosiasikan pada departemen customer service.
Baca juga: 25+ Pertanyaan Interview Kerja dan Cara Menjawabnya
Bagaimana Cara Membuat Key Performance Indicators?
Oke, sekarang kita sudah tiba di bagian yang ditunggu-tunggu, yaitu cara membuat key performance indicators yang tepat! Kamu tidak boleh melewatkan bagian ini, karena KPI yang yang tepat dapat membantumu mengukur performa bisnismu secara efektif.
Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat key performance indicators:
1. Tentukan Tujuan KPI
Pertama-tama, kamu perlu menentukan dulu tujuan key performance indicators yang akan kamu ukur. Caranya pun mudah, kamu hanya perlu mengaitkannya dengan tujuan bisnis yang ingin kamu capai.
Contohnya, jika tujuan utama bisnismu di tahun ini adalah meningkatkan jumlah penjualan sebesar 30%, kamu harus mencari indikator yang sesuai dengan tujuan tersebut.
Beberapa KPI yang sesuai dengan tujuan tersebut adalah “total penjualan per bulan”, “jumlah penjualan per wilayah”, atau “total penjualan per produk”. Karena, ketiga KPI ini bisa dikaitkan dengan target peningkatan penjualan.
2. Pastikan KPI Mengikuti Kaidah SMART
Setelah mengetahui indikator yang akan kamu ukur, kamu harus memastikan bahwa indikator tersebut sudah mengikuti kaidah SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-bound).
Berikut adalah beberapa pertanyaan terkait kaidah SMART yang bisa kamu jadikan pedoman:
- Specific: Apakah indikatornya sudah cukup spesifik? (Karena, jika indikatornya tidak spesifik, hasil pengukurannya tidak akan terlalu akurat).
- Measurable: Apakah indikatornya mampu dilacak? (Kamu harus tahu cara mengukur indikatornya. Contohnya, untuk mengukur total penjualan per bulan, kamu bisa mengambil data dari tim sales).
- Attainable: Apakah indikatornya memungkinkan untuk diukur? (Contohnya, jangan mengukur perbandingan total penjualan bisnismu dengan kompetitor, karena kamu belum tentu bisa mendapat data penjualan kompetitor).
- Relevant: Apakah indikatornya relevan dengan tujuan utama perusahaan? (Pastikan indikator yang kamu ukur bisa dikaitkan secara langsung dengan tujuan utama bisnismu).
- Time-bound: Apakah indikatornya punya batas waktu? (Dengan memasang batas waktu, pengaruh indikatornya pasti lebih jelas. Contohnya, “total penjualan per bulan” akan lebih baik jika dibandingkan dengan “total penjualan” yang kurang spesifik).
Apabila kelima pertanyaan di atas bisa kamu jawab dengan “Ya”, artinya KPI yang kamu buat layak untuk diukur.
3. Tentukan KPI Berdasarkan Skala
Seiring berjalannya waktu, pasti key performance indicators yang kamu ukur menjadi semakin banyak. Itulah mengapa kamu harus memasang prioritas pada masing-masing KPI berdasarkan skalanya.
Dalam hal ini, KPI-nya bisa dibagi menjadi dua, yaitu KPI jangka pendek dan KPI jangka panjang.
KPI jangka pendek adalah indikator yang pengukurannya kurang dari satu kuarter atau satu tahun, seperti “jumlah pengunjung yang mengklik tombol order dalam sebulan”.
Sedangkan KPI jangka panjang adalah indikator yang pengukurannya jauh lebih lama. Contohnya seperti “total keuntungan dalam setahun” atau “persentase pangsa pasar dalam tiga tahun terakhir”.
4. Bagikan KPI ke Pihak yang Berkepentingan
Apakah KPI yang kamu pasang sudah fix? Jika iya, berarti sekarang waktunya membagikan seluruh KPI tersebut ke seluruh pihak yang berkepentingan.
Hal ini penting, karena semua orang yang terlibat dalam pencapaian KPI harus tahu bahwa mereka punya peran dalam menjalankan progres indikatornya.
Contoh sederhananya, jika kamu memasang indikator “total penjualan dalam setahun”, tentu kamu harus membagikannya ke tim sales dan marketing, sehingga mereka bisa segera merancang action plan untuk memenuhi KPI tersebut.
5. Review KPI dari Waktu ke Waktu
Walaupun kamu sudah menetapkan KPI, bukan berarti kemu bisa meninggalkannya begitu saja. Kamu juga harus mengevaluasi indikatornya dari waktu ke waktu.
Sebab, seiring berjalannya waktu, bisa jadi perilaku konsumen dan situasi di industri mengalami perubahan. Sehingga, kamu harus menyesuaikan ulang strategi dan tujuan bisnis yang kamu pasang sebelumnya.
Itulah mengapa kamu harus mengecek ulang KPI-nya. Apakah indikatornya masih relevan dengan bisnismu? Dan apakah indikatornya masih layak untuk diukur berdasarkan performa bisnismu selama ini?
Walau begitu, kamu tak perlu sering-sering melakukan review KPI. Cukup lakukan hal ini dalam jangka panjang, karena jika kamu terlalu sering mengubah KPI, tim-mu pasti akan jadi bingung dengan tujuan utama bisnisnya.
Contoh KPI di Berbagai Fungsi Bisnis
Nah, apakah kamu mulai berpikir tentang KPI yang ingin kamu terapkan di bisnismu? Jangan khawatir, karena di bawah ini, kami akan tampilkan beberapa contoh KPI dari berbagai fungsi bisnis. Mulai dari marketing, finance, hingga HR.
1. Indikator Marketing
Berikut adalah beberapa contoh key performance indicators yang kerap digunakan di divisi marketing:
- Conversion Rate – Persentase calon konsumen yang melakukan suatu tindakan, baik itu mengklik tombol hingga melakukan pembelian.
- Marketing Qualified Leads (MQLs) – Calon konsumen yang sudah memenuhi kriteria target pasar namun belum masuk ke tahap pembelian.
- Return on Ad Spend – Jumlah keuntungan yang kamu dapat dari setiap biaya yang kamu keluarkan untuk beriklan.
- Cost per Acquisition – Seberapa besar biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan konsumen. Mulai dari menarik perhatian mereka, hingga mengajak mereka untuk membeli.
- Average Order Value – Rata-rata uang yang dikeluarkan konsumen setiap mereka melakukan pemesanan.
- Customer Lifetime Value (CLV) – Total nilai seorang pelanggan selama mereka berhubungan dengan bisnismu.
- Net Promoter Score (NPS) – Indikator yang digunakan untuk mengukur loyalitas pelanggan terhadap bisnismu. Caranya dengan mencari tahu seberapa besar kemungkinan mereka merekomendasikan bisnismu ke orang lain.
Baca juga: 9+ Tugas Marketing dan Jenjang Kariernya
2. Indikator Finance
Selanjutnya, mari kita lihat beberapa contoh key perfomance indicators di bidang finance:
- Gross Profit Margin – Indikator ini mengukur seberapa besar keuntungan yang diraih bisnis dengan mengecek apakah jumlah keuntungan melebihi biaya pokok atau tidak.
- Net Profit Margin – Persentase keuntungan yang diraih bisnis jika dibandingkan dengan total penjualan yang didapat.
- Operating Expense Ratio – Perbandingan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan proses operasional, dengan pendapatan yang diraih.
- Debt-to-Equity Ratio – Perbandingan hutang yang dimiliki bisnis dengan modal yang diberikan pemegang saham. Biasanya indikator ini digunakan oleh perusahaan yang sudah go public.
- Return on Assets – Indikator ini dapat mengukur jumlah keuntungan yang bisa diraih bisnis dengan aset yang mereka miliki.
- Budget Variance – Perbedaan antara biaya yang dikeluarkan dengan estimasi biaya yang diproyeksikan.
3. Indikator IT
Sekarang, kita akan melihat beberapa contoh KPI yang kerap diukur di bidang IT:
- Uptime Rate – Indikator yang mengukur seberapa lama suatu mesin, sistem, atau komputer bekerja atau online.
- Server Downtime – Kebalikan dari uptime, jadi indikator ini mengukur berapa lama server websitemu offline atau tidak dapat diakses.
- Average Time Between Failures – Rata-rata waktu yang dibutuhkan sistem atau mesin untuk bisa beroperasi hingga akhirnya rusak atau tidak dapat bekerja secara normal.
- Average Time to Repair – Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki suatu sistem.
- Critical Bugs – Jumlah masalah keamanan yang terdeteksi, baik yang disebabkan secara langsung atau tidak langsung oleh sistem.
4. Indikator Customer Service
Di bawah ini adalah contoh key performance indicators yang biasa digunakan di divisi customer service:
- First Response Time (FRT) – Rata-rata waktu yang dibutuhkan tim CS untuk memberikan respon ke calon konsumen.
- Average Response Time – Total waktu yang dibutuhkan untuk memberikan jawaban atau respon ke calon konsumen, dibagi total jawaban yang diberikan pada periode tersebut.
- Average Resolution Time – Rata-rata yang dibutuhkan tim CS untuk menyelesaikan percakapan dengan calon konsumen.
- Customer Satisfaction Score (CSAT) – Indikator yang digunakan untuk mengukur seberapa puas calon konsumen dengan interaksi yang mereka lakukan dengan tim CS.
- Number of Issues – Jumlah masalah, pertanyaan, atau komplain yang mesti direspon oleh tim CS pada periode waktu tertentu.
- Customer Retention Rate – Persentase konsumen yang tetap setia pada bisnismu pada periode waktu tertentu.
5. Indikator HR
Terakhir, mari kita lihat beberapa indikator yang kerap digunakan di departemen HR:
- Employee Satisfaction Rate – Persentase karyawan yang puas dengat benefit dan tempat kerjanya.
- Time to Productivity – Durasi yang dibutuhkan agar karyawan benar-benar bisa beroperasi sesuai ekspektasi perusahaan. Contohnya, misal waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan ritme kerja adalah 1 hingga 2 bulan.
- Vacancy Rate – Persentase posisi yang kosong di perusahaan dalam periode waktu tertentu.
- Turnover Rate – Persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
- Retirement Rate – Persentase karyawan yang pensiun pada periode waktu tertentu.
- Manager Quality Index – Tingkat kepuasan karyawan dengan manajer mereka.
Baca juga: Fasilitas Kerja yang Diharapkan Selain Gaji? Ini Jawabannya!
Ayo Ukur Performa Bisnismu dengan KPI yang Tepat!
Nah, sekarang kamu sudah tahu kan indikator apa saja yang bisa kamu ukur untuk me-monitor performa bisnismu?
Intinya, sebelum kamu menetapkan KPI, pastikan indikator yang kamu pasang sesuai dengan tujuan utama bisnismu. Lalu, pastikan juga setiap KPI yang kamu pasang memang benar-benar cocok dengan fokus setiap divisi.
Oh ya, saat mengelola key performance indicators, kamu perlu berkutat dengan banyak data. Sehingga, kamu perlu tahu cara mengumpulkan, memilah, dan menganalisis data dengan tepat.
Jika kamu ingin menjadi ahli di bidang analisis data, kamu bisa mengikuti kursus data analysis Bitlabs! Di sini, kamu ga cuma sekadar diajarkan tentang cara mengumpulkan dan menganalisis data, tapi juga cara mempresentasikan data yang menarik.
Selain itu, kamu juga akan diberikan final project yang tentunya oke banget untuk menunjang CV-mu. Tertarik? Yuk klik tombol di bawah untuk kepoin kelasnya!
